Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden van ZeimenX Visuals, gevestigd aan Aagje Dekenstraat 32, 8023 BZ in Zwolle. ZeimenX Visuals staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 81807996.

Artikel 1: Toepassing van de Algemene Voorwaarden
1.1 Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en werkzaamheden van ZeimenX Visuals, hierna te noemen: ZeimenX. Deze voorwaarden zijn van toepassing op iedere overeenkomst tussen ZeimenX en de opdrachtgever, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Wanneer in deze voorwaarden wordt gesproken over de opdrachtgever of klant, wordt daarmee iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon bedoeld die een overeenkomst aangaat met ZeimenX.

1.2 Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn uitsluitend geldig wanneer deze vooraf schriftelijk tussen ZeimenX en de opdrachtgever zijn overeengekomen.

1.3 Wanneer een bepaling uit deze algemene voorwaarden nietig blijkt te zijn of wordt vernietigd, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. Partijen zullen in dat geval in overleg een vervangende bepaling overeenkomen die zoveel mogelijk aansluit bij de bedoeling van de oorspronkelijke bepaling.

Artikel 2: Offerte en totstandkoming overeenkomst
2.1 ZeimenX stelt offertes samen op basis van de informatie die door de opdrachtgever is verstrekt en een inschatting van de benodigde werkzaamheden, waaronder voorbereiding, conceptontwikkeling, fotografie, video-opnames, selectie, montage, nabewerking en overige projectgerelateerde werkzaamheden.

2.2 Een offerte is vrijblijvend en maximaal één maand geldig vanaf de offertedatum, tenzij anders vermeld.

2.3 Oudere offertes gelden niet automatisch als prijsopgave voor soort gelijke nieuwe overeenkomsten.

2.4 De overeenkomst komt tot stand zodra de opdrachtgever de offerte schriftelijk accepteert, bijvoorbeeld per e-mail, via een digitaal ondertekend voorstel of op een andere schriftelijke wijze.

2.5 Bij het accepteren van de offerte of andere manier van totstandkoming van een overeenkomst gaat de klant automatische akkoord met de algemene voorwaarden.

2.6 De overeenkomst bevat de afspraken die specifiek voor de betreffende opdracht zijn gemaakt. De offerte en deze algemene voorwaarden vormen samen de overeenkomst.

2.7 Na akkoord kunnen wijzigingen in de opdracht uitsluitend in overleg worden aangebracht. Wanneer een wijziging gevolgen heeft voor de planning, werkzaamheden of prijs, zal ZeimenX dit vooraf met de opdrachtgever bespreken.

Artikel 3: Aanbetaling en reservering
3.1 Na akkoord op een offerte wordt de opdracht definitief gereserveerd nadat de overeengekomen aanbetaling is voldaan.

3.2Voor opdrachten geldt een aanbetaling van 40% van het overeengekomen totaalbedrag, tenzij in de offerte anders is afgesproken.

3.3 De aanbetaling dient voor de start van de werkzaamheden en uiterlijk voor de afgesproken shootdatum te zijn voldaan.

3.4 De resterende 60% wordt gefactureerd volgens de afspraken in de offerte, doorgaans bij of na oplevering van het project.

3.5 De aanbetaling is bedoeld als vergoeding voor het reserveren van capaciteit en de werkzaamheden die ZeimenX voorafgaand aan de shoot uitvoert, waaronder voorbereiding, planning, conceptontwikkeling en andere projectgebonden werkzaamheden.

3.6 Een datum wordt pas definitief voor de opdrachtgever gereserveerd nadat de offerte is geaccepteerd en de aanbetaling is voldaan.

3.7 Indien de aanbetaling niet tijdig wordt voldaan, heeft ZeimenX het recht de gereserveerde datum en werkzaamheden niet langer beschikbaar te houden.

Artikel 4: werkzaamheden en creatieve invulling
4.1 ZeimenX verricht de werkzaamheden zoals omschreven in de offerte. Dit kan onder andere bestaan uit fotografie, videografie, conceptontwikkeling, voorbereiding, opname, selectie, montage, nabewerking en oplevering.

4.2 ZeimenX bepaalt vanuit haar professionele expertise de creatieve invulling van de opdracht.

4.3 De opdrachtgever kan vooraf wensen, voorbeelden en voorkeuren aangeven. ZeimenX zal hiermee zoveel mogelijk rekening houden, maar behoudt de creatieve vrijheid over onder andere compositie, beeldselectie, kleurgebruik, montage, muziek, ritme, typografie en visuele stijl.

4.4 De opdrachtgever erkent dat fotografie en videografie creatieve diensten zijn en dat smaak en beleving subjectief zijn. Een verschil in persoonlijke smaak ten aanzien van stijl, sfeer, kleur, montage of creatieve keuzes vormt op zichzelf geen tekortkoming en geen grond voor ontbinding, restitutie of schadevergoeding.

4.5 ZeimenX zal de opdracht uitvoeren naar haar professionele inzicht en binnen de afgesproken stijl en kaders.

4.6 ZeimenX is gerechtigd onderdelen van de opdracht door derden te laten uitvoeren wanneer dit voor de uitvoering van de opdracht wenselijk is.

4.7 De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het tijdig en volledig verstrekken van informatie die noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht

Artikel 5: Concept, feedback en wijzigingen
5.1 Wanneer een concept, eerste versie of selectie ter beoordeling wordt voorgelegd, heeft de opdrachtgever de mogelijkheid om feedback te geven binnen de daarvoor aangegeven termijn.

5.2 Tenzij anders overeengekomen zijn twee correctierondes voor video inbegrepen. Voor trouwfilms geldt één correctieronde, tenzij anders vermeld in de offerte.

5.3 Een correctieronde bestaat uit één gebundelde lijst met concrete feedback op de geleverde versie.

5.4 Feedback dient binnen 7 dagen na levering van de betreffende versie te worden aangeleverd. Wanneer feedback niet binnen deze termijn wordt ontvangen, kan ZeimenX de betreffende versie als akkoord beschouwen en het project afronden.

5.5 Aanpassingen die buiten de oorspronkelijke opdracht vallen of voortkomen uit een gewijzigde wens of richting van de opdrachtgever nadat de productie is gestart, kunnen worden beschouwd als meerwerk.

5.6 Wanneer de opdrachtgever na een eerdere goedkeuring alsnog wezenlijke wijzigingen wenst, kan ZeimenX hiervoor aanvullende kosten in rekening brengen.

5.7 Extra correctierondes kosten €95 per ronde, tenzij in de offerte een ander bedrag is afgesproken.

5.9 Een opdrachtgever kan niet verlangen dat ZeimenX een volledig nieuw creatief concept, nieuwe montage of andere creatieve richting uitvoert wanneer deze niet binnen de oorspronkelijk overeengekomen opdracht valt. Indien gewenst kan hiervoor in overleg een aanvullende opdracht worden opgesteld.


Artikel 6: Annulering en beëindiging
6.1 Na akkoord en betaling van de aanbetaling is de opdracht definitief gereserveerd.

6.2 Wanneer de opdrachtgever de opdracht annuleert vóór aanvang van de werkzaamheden, blijft de aanbetaling verschuldigd als vergoeding voor de gereserveerde capaciteit en reeds verrichte werkzaamheden, voor zover wettelijk toegestaan.

6.3 Wanneer de opdrachtgever een geplande shoot annuleert of verplaatst, dient dit zo spoedig mogelijk schriftelijk te worden gemeld.

6.4 Bij annulering of verplaatsing binnen 48 uur voor de geplande shoot kan ZeimenX aanvullende kosten in rekening brengen wanneer hiervoor aantoonbaar extra kosten zijn gemaakt of capaciteit verloren gaat.

6.5 Wanneer een shoot door ziekte, overlijden van een naaste of andere zwaarwegende persoonlijke omstandigheden niet kan doorgaan, zoeken partijen in overleg naar een nieuwe datum.

6.6 Bij overmacht aan de zijde van ZeimenX of de opdrachtgever zullen partijen in overleg zoeken naar een passende oplossing, bijvoorbeeld het verplaatsen van de shoot.

6.7 Wanneer de opdrachtgever na aanvang van de werkzaamheden besluit de opdracht geheel of gedeeltelijk stop te zetten, blijft de opdrachtgever gehouden tot betaling van de reeds verrichte werkzaamheden, gemaakte kosten en gereserveerde capaciteit.

6.8 Wanneer een opdracht voortijdig wordt beëindigd, wordt geen restitutie verleend voor werkzaamheden die reeds zijn uitgevoerd, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

6.9 Wanneer mogelijk zal ZeimenX het reeds geproduceerde materiaal aan de opdrachtgever beschikbaar stellen binnen de grenzen van de oorspronkelijke overeenkomst. Dit betekent niet automatisch dat onbewerkte beelden of onafgemaakte producten onderdeel zijn van de oplevering.

6.10 Wanneer de opdrachtgever na de start van een opdracht een wezenlijk andere creatieve richting wenst dan oorspronkelijk overeengekomen, kan ZeimenX besluiten de oorspronkelijke opdracht af te ronden en voor de nieuwe richting een aanvullende offerte te maken.

6.11 ZeimenX heeft het recht de dienstverlening te beëindigen wanneer sprake is van agressief, discriminerend, intimiderend of anderszins respectloos gedrag.

6.12 Wanneer ZeimenX de overeenkomst beëindigt zonder dat sprake is van een tekortkoming van de opdrachtgever, zal zij het eventueel vooruitbetaalde bedrag voor nog niet uitgevoerde werkzaamheden naar redelijkheid terugbetalen.


Artikel 7: Levering
7.1 ZeimenX streeft ernaar de werkzaamheden binnen de afgesproken termijn uit te voeren en te leveren.

7.2 Genoemde levertijden zijn indicatief, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk een bindende levertijd is overeengekomen.

7.3 Vertraging als gevolg van omstandigheden buiten de invloed van ZeimenX geeft de opdrachtgever niet automatisch recht op annulering of schadevergoeding.

7.4 De opdrachtgever ontvangt uitsluitend de beelden en bestanden die onderdeel zijn van het overeengekomen pakket.

7.5 Niet-geselecteerde foto's, ruwe videobestanden, projectbestanden, montagebestanden en andere niet-opgeleverde bestanden worden niet standaard geleverd.

7.6 Ruwe bestanden kunnen uitsluitend wanneer vooraf of achteraf schriftelijk overeengekomen worden geleverd tegen een aanvullende vergoeding van €750, tenzij anders afgesproken.

7.7 ZeimenX bewaart een reservekopie van het eindproduct gedurende 2 jaar na oplevering. De opdrachtgever blijft zelf verantwoordelijk voor het bewaren van de definitieve bestanden.

7.8 Na het verstrijken van deze termijn kan ZeimenX bestanden verwijderen zonder dat zij hiervoor aansprakelijk kan worden gesteld.
 
Artikel 8: Fotografie en selectie
8.1 Bij fotografie kan ZeimenX een galerij beschikbaar stellen waarin de opdrachtgever de inbegrepen foto's kan selecteren.

8.2 De foto's in de selectiegalerij zijn reeds voorzien van een basisbewerking en dienen uitsluitend ter beoordeling en selectie.

8.3 De definitieve foto's worden na selectie verder afgewerkt volgens de professionele stijl van ZeimenX.

8.4 Wanneer de opdrachtgever meer foto's wenst dan het overeengekomen aantal, kunnen aanvullende foto's worden bijgeboekt tegen het op dat moment geldende tarief.

8.5 Aanvullende foto's worden pas onderdeel van de definitieve oplevering nadat de verschuldigde meerprijs is voldaan.

8.6 Verzoeken om specifieke retouches of beeldbewerking, zoals het verwijderen of aanpassen van personen, objecten of andere elementen, vallen niet standaard onder de inbegrepen nabewerking. ZeimenX beoordeelt per verzoek of dit mogelijk is en kan hiervoor aanvullende kosten rekenen.

8.7 De opdrachtgever kan geen aanspraak maken op foto's die niet zijn geselecteerd of onderdeel zijn van het overeengekomen pakket.

 
Artikel 9: Meerwerk
9.1 Werkzaamheden die buiten de oorspronkelijke overeenkomst vallen, worden beschouwd als meerwerk.

9.2 Onder meerwerk kan onder andere vallen:
- extra foto's;
- extra video's;
- extra opnamedagen of uren;
- aanvullende correctierondes;
- extra montagewerk;
- uitgebreide retouche;
- aanvullende conceptontwikkeling;
- extra locaties;
- aanschaf van props of materialen;
- wijzigingen nadat een eerdere versie is goedgekeurd;
- werkzaamheden die noodzakelijk worden door gewijzigde wensen van de opdrachtgever.

9.3 ZeimenX zal meerwerk, wanneer redelijkerwijs mogelijk, vooraf met de opdrachtgever bespreken.

9.4 Meerwerk wordt pas uitgevoerd nadat de opdrachtgever hiermee akkoord is gegaan, tenzij het gaat om noodzakelijke kleine werkzaamheden die redelijkerwijs onderdeel zijn van een goede uitvoering van de opdracht.

9.5 Meerwerk wordt gefactureerd tegen het vooraf afgesproken tarief of, wanneer geen tarief is afgesproken, tegen het op dat moment geldende uurtarief van ZeimenX.

9.6 Vertraging, extra werkzaamheden of extra kosten als gevolg van onjuiste, onvolledige of te laat aangeleverde informatie door de opdrachtgever kunnen als meerwerk worden doorberekend.

 
Artikel 10: Prijs en betaling
10.1 Prijsvoorbeelden op de website, social media, brochures en andere communicatie-uitingen zijn indicatief. De prijs in de geaccepteerde offerte is leidend.

10.2 De opdrachtgever betaalt de overeengekomen aanbetaling en het resterende bedrag volgens de betalingsafspraken in de offerte.

10.3 Tenzij anders overeengekomen bedraagt de betalingstermijn van de aanbetaling 7 dagen en alle overige betalingen 14 dagen na factuurdatum.

10.4 Het niet of niet volledig betalen van een factuur geeft de opdrachtgever niet het recht om de levering van de opdracht of betaling van andere verschuldigde bedragen op te schorten.

10.5 Bij niet-tijdige betaling is de opdrachtgever, voor zover wettelijk toegestaan, wettelijke rente en eventuele buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd.

10.6 Wanneer betaling uitblijft, is ZeimenX gerechtigd de uitvoering van de opdracht op te schorten totdat de openstaande bedragen zijn voldaan.

10.7 Bij zakelijke klanten kan de wettelijke handelsrente van toepassing zijn. Voor consumenten geldt de wettelijke rente voor niet-handelstransacties. De hoogte hiervan kan wettelijk wijzigen.


Artikel 11: Aansprakelijkheid
11.1 ZeimenX voert haar werkzaamheden zorgvuldig en naar professioneel inzicht uit.

11.2 ZeimenX is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreeks gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst, voor zover deze aansprakelijkheid wettelijk niet kan worden uitgesloten.

11.3 ZeimenX is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde omzet, gemiste winst, gemiste besparingen, reputatieschade of schade door bedrijfsstagnatie, voor zover wettelijk toegestaan.

11.4 De aansprakelijkheid van ZeimenX is, voor zover wettelijk toegestaan, beperkt tot het bedrag dat voor de betreffende opdracht door de opdrachtgever is betaald.

11.5 ZeimenX is niet aansprakelijk voor verlies van beeldmateriaal wanneer dit het gevolg is van omstandigheden buiten haar redelijke controle, zoals technische storingen, defecte apparatuur, dataverlies of overmacht, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid.

11.6 De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor het maken van een eigen back-up van de definitieve bestanden.


Artikel 12. Auteursrecht en gebruiksrecht
12.1 Het auteursrecht op door ZeimenX gemaakte foto's, video's en andere creatieve uitingen blijft bij ZeimenX, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

12.2 De opdrachtgever ontvangt na volledige betaling een gebruiksrecht voor de geleverde beelden voor de doeleinden die in de offerte zijn afgesproken.

12.3 Het gebruiksrecht omvat niet automatisch het recht om het beeldmateriaal door te verkopen, in licentie te geven of aan derden over te dragen.

12.4 De opdrachtgever mag de geleverde beelden gebruiken voor eigen website, social media, marketing en andere communicatie-uitingen die passen binnen het overeengekomen gebruik.

12.5 De opdrachtgever mag de beelden niet zodanig bewerken of laten bewerken dat de oorspronkelijke creatieve stijl of integriteit van het werk wezenlijk wordt aangetast.

12.6 Normale bewerkingen binnen een huisstijl, zoals uitsnijden, verkleinen, toevoegen van tekst of verwerken in een ontwerp, zijn toegestaan.

12.7 Het is niet toegestaan om de beelden door een derde partij opnieuw te laten retoucheren, filteren of inhoudelijk te wijzigen zonder voorafgaand overleg met ZeimenX.

12.8 Wanneer ZeimenX daarom verzoekt, wordt bij publicatie een naamsvermelding of verwijzing naar ZeimenX opgenomen. Voor zakelijke socialmediapublicaties kan dit bijvoorbeeld door @ZeimenX te taggen.

Artikel 13. Portfolio, publicatie en portretrecht
13.1 ZeimenX mag het gemaakte beeldmateriaal gebruiken voor haar eigen portfolio, website, social media, presentaties, advertenties en andere promotionele doeleinden, tenzij hierover vooraf schriftelijk andere afspraken zijn gemaakt.

13.2 Wanneer de opdrachtgever niet wil dat bepaalde beelden worden gebruikt voor promotionele doeleinden, dient dit vóór de uitvoering van de opdracht schriftelijk te worden aangegeven.

13.3 De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het verkrijgen van de benodigde toestemming van personen die door de opdrachtgever worden aangeleverd of gefilmd en voor wie toestemming vereist is.

13.4 Wanneer de opdrachtgever locaties, modellen, medewerkers of andere personen aanlevert, staat de opdrachtgever ervoor in dat ZeimenX het materiaal rechtmatig kan gebruiken binnen de opdracht.

Artikel 14. Overmacht
14.1 Onder overmacht wordt verstaan iedere omstandigheid buiten de redelijke invloed van ZeimenX waardoor uitvoering van de overeenkomst tijdelijk of blijvend onmogelijk wordt.

14.2 Voorbeelden hiervan zijn onder andere ziekte, ongeval, technische storingen, extreme weersomstandigheden, brand, overheidsmaatregelen, verkeersproblemen en andere onvoorziene omstandigheden.

14.3 Wanneer sprake is van overmacht zullen partijen in overleg zoeken naar een passende oplossing, bijvoorbeeld het verplaatsen van een shoot.

14.4 Wanneer uitvoering blijvend onmogelijk wordt, kunnen partijen de overeenkomst beëindigen. Reeds uitgevoerde werkzaamheden en gemaakte kosten blijven verschuldigd.

Artikel 15. Klachten
15.1 Eventuele klachten over de geleverde werkzaamheden dienen zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 14 dagen na oplevering, schriftelijk aan ZeimenX te worden gemeld.

15.2 De klacht dient zo concreet mogelijk te worden omschreven, zodat ZeimenX de klacht kan beoordelen en waar mogelijk kan oplossen.

15.3 Een klacht geeft de opdrachtgever niet automatisch het recht om betaling op te schorten.

15.4 Wanneer sprake is van een aantoonbare fout binnen de overeengekomen werkzaamheden, krijgt ZeimenX eerst de mogelijkheid deze fout binnen redelijke termijn te herstellen.

Artikel 16. Veiligheid tijdens shoots
16.1 De opdrachtgever dient tijdens een shoot redelijke veiligheidsinstructies van ZeimenX en eventuele locatie-eigenaren op te volgen.

16.2 Wanneer wordt gewerkt met dieren, bijzondere locaties, hoogte, water, voertuigen of andere situaties waarbij aanvullende risico's bestaan, kan ZeimenX aanvullende veiligheidsinstructies geven.

16.3 Wanneer de opdrachtgever veiligheidsinstructies niet opvolgt, kan ZeimenX de werkzaamheden tijdelijk of definitief stoppen.

Artikel 17. Geschillen
17.1 Op alle rechtsverhoudingen tussen ZeimenX en de opdrachtgever is Nederlands recht van toepassing.

17.2 Partijen proberen een geschil eerst in onderling overleg op te lossen voordat zij een beroep doen op de rechter.

17.3 Wanneer een geschil niet in onderling overleg kan worden opgelost, wordt het voorgelegd aan de bevoegde rechter, voor zover de wet dit toestaat.

Artikel 18. Wijzigingen algemene voorwaarden
18.1 ZeimenX is gerechtigd deze algemene voorwaarden te wijzigen of aan te vullen.

18.2 Wijzigingen van ondergeschikte aard kunnen zonder voorafgaande toestemming worden doorgevoerd.

18.3 Voor lopende overeenkomsten blijven in beginsel de voorwaarden gelden die van toepassing waren op het moment waarop de overeenkomst tot stand kwam, tenzij partijen anders overeenkomen of de wet anders bepaalt.

18.4 De meest recente versie van de algemene voorwaarden wordt gepubliceerd op de website van ZeimenX.
 

Opgesteld op 1 februari 2023 – herzien op 1 september 2026